定例総会欠席の連絡状テンプレート（Word）｜新規取引辞退・取引見送りの例文集
総会欠席のご連絡や出席辞退通知を作成できるWordテンプレートです。定例総会、同窓会総会、協会総会など幅広い場面で利用できる欠席連絡文の文例を掲載しています。
定例総会や同窓会総会、業界団体の総会などの案内を受けた際、やむを得ない事情により出席できない場合には、早めに欠席の意思を伝えることが大切です。
単に「欠席します」と伝えるだけでなく、案内への感謝や出席できないことへのお詫び、今後の活動への期待などを添えることで、相手への配慮が伝わる丁寧な文書になります。
本ページでは、定例総会欠席の連絡状テンプレートを2種類掲載しています。
同窓会、業界団体、協会、商工会、自治会、各種会員組織など幅広い場面で利用できるWord形式の文例です。
目次
定例総会欠席連絡状テンプレートのポイント
案内への感謝を伝える
総会への招待を受けたことに対する感謝の言葉を最初に記載します。
招待を受けたことへのお礼を添えるだけで、文書全体の印象が柔らかくなります。
欠席理由は簡潔に記載する
欠席理由は詳細に説明する必要はありません。一般的には次のような理由が用いられます。
- 出張
- 業務都合
- 他会議との重複
- 家庭の事情
- 体調不良
- 既存予定との重複
無理に詳しく説明するよりも、簡潔で自然な表現が適しています。
総会への関心を示す
活動方針や事業報告への関心を伝えることで、欠席しても会への協力姿勢を示せます。
次回参加の意向を添える
継続的な関係を大切にするため、「次回はぜひ参加したい」という一文を加えると好印象です。
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■ テンプレート1：第○○回定例総会欠席のご連絡
出張や体調不良など複数の事情が重なり、総会を欠席するケースを想定した文例です。
単なる欠席通知ではなく、
- 案内への感謝
- 出席できないことへのお詫び
- 総会への期待
- 資料送付のお願い
まで丁寧に記載されています。
欠席理由を自然に伝えたい場合に適した構成です。
定例総会の案内に対し、海外出張や体調不良などの事情により欠席する旨を丁寧に伝える連絡状テンプレートです。欠席のお詫びや総会への期待、資料送付のお願いも記載しています。
例文
第○○回定例総会欠席のご連絡
謹啓 盛夏の候、皆様におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご厚情を賜り、心より御礼申し上げます。
このたびは、第○○回定例総会のご案内を賜り、誠にありがとうございました。例年、会の場で皆様と近況を伺い、これまでの歩みを振り返る貴重な機会として楽しみにしておりましたが、誠に残念ながら、当日は急な海外出張対応が入ってしまい、出席がかなわなくなりました。
本来であれば何より優先して伺うべきところではございますが、今回ばかりは日程の変更が難しく、やむを得ず欠席のご連絡を申し上げる次第です。
加えて、ここ数日来、体調がすぐれず、長時間の移動に耐えることが難しい状況でもあり、無理をして出席いたしますとかえってご迷惑をおかけすることになりかねないと判断いたしました。
本総会では、皆様のご活躍や今後の取り組みについて直接お話を伺えることを大変楽しみにしておりましたので、出席できないことは誠に心残りでございます。
特に、今年度の活動方針や今後の行事予定について拝聴したい思いもございましたが、今回はその機会を逸することとなり、まことに残念に存じます。
なお、当日は別途資料等がございましたら後日拝見したく存じますので、お手数をおかけいたしますが、必要に応じてご共有いただけましたら幸いです。
皆様のご健勝と、総会のご盛会を心よりお祈り申し上げます。
まずは取り急ぎ、欠席のご連絡かたがたお詫び申し上げます。
敬白
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■ テンプレート2：定例総会欠席のご連絡
業界団体や協会などの会員向け総会を想定した、ビジネス色の強い欠席通知文です。
取引先との会議や出張を理由としており、企業や法人の代表者、役員、会員企業が利用しやすい内容となっています。
また、会の活動への評価や今後の発展への期待も盛り込まれています。
業界団体や協会の定例総会を欠席する際に利用できる連絡状テンプレートです。業務上の会議や出張を理由として、欠席の意思を丁寧に伝える文例となっています。
例文
定例総会欠席のご連絡
謹啓 葉桜の候、貴会におかれましてはますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
平素より格別のご厚情を賜り、心より御礼申し上げます。
さて、このたびは令和○年度定例総会のご案内をお送りいただき、誠にありがとうございました。
本来であれば出席のうえ、会員の皆様と親しく交流を深めるとともに、今後の活動方針や事業計画について直接お話を伺いたいところではございますが、
あいにく当日は以前より予定しておりました取引先との重要な会議および出張日程と重なっており、日程の調整が困難な状況でございます。
そのため、誠に残念ではございますが、今回の定例総会への出席を見送らせていただきたく、ご連絡申し上げます。
近年の貴会の活動は大変活発であり、業界の発展や会員相互の連携強化に大きく貢献されていることを心強く感じております。
総会において報告される各種事業や今後の取り組みにも大変関心を寄せておりますので、後日資料等を拝見し、内容を確認させていただければ幸いです。
また、次回開催の際にはぜひ参加し、皆様と情報交換をさせていただきたいと考えております。
まずは書面にて総会欠席のご連絡を申し上げますとともに、総会の盛会と貴会のさらなるご発展を心よりお祈り申し上げます。
敬白
ダウンロードについて
掲載している「定例総会欠席の連絡状テンプレート」はWord形式（.docx）で無料ダウンロードできます。
総会への出席が難しい場合に、相手への敬意を保ちながら欠席の意思を伝えられる実用的な文例です。
氏名、団体名、開催日、欠席理由などを編集するだけで、同窓会、協会、商工会、各種会員組織など幅広い場面で利用できます。
※ご利用の際は実際の状況に合わせて内容を調整してください。テンプレートの利用は自己責任でお願いいたします。
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※ テンプレートは無料でご利用いただけます。内容の利用は自己責任でお願いいたします。