受注キャンセル文：メールと文書 - ダウンロード無料のテンプレート倉庫

納期遅延・在庫切れ・価格条件への非対応、または事務的なトラブルによる、「受注キャンセル文」を4種類掲載しています。
ここでは、注文のキャンセル・辞退のケースに応じて使えるビジネス文書・メールのテンプレートを無料でダウンロードできます。
相手の事情に配慮しつつ円滑なやりとりができる文章例になります、Wordですぐに使用できます、ぜひご利用ください。

このページでは下の4種類の例文入り文書を掲載しています。

• テンプレート1：納期対応不可による注文キャンセル（メール形式）
  納期に間に合わないことが判明した場合に使う丁寧なキャンセル通知メールです。
  製造や調達スケジュールが理由で注文に対応できない旨を、丁寧に謝罪しつつの連絡です。
  再調整の余地を残した内容がポイントです。
• テンプレート2：在庫切れによるキャンセルのご案内（メール形式）
  予想以上の受注により在庫が不足してしまった場合に使用します。
  謝罪を丁寧に述べたうえで、入荷予定と今後の提案を添えることで、顧客への誠意と対応力を印象付ける構成です。
• テンプレート3：価格・条件が合わず注文辞退（メール形式）
  顧客の希望価格に対応できない場合の丁寧な断りメールです。
  条件には応じられないが、代替案や今後の協力姿勢を示すことで、今後の関係を維持しやすくする工夫が含まれています。
• テンプレート4：正式な受注辞退通知（文書形式）
  特注品の手付金未納など、ビジネス上の手続き不備により注文を辞退する場合の書面通知文です。
  形式張った文書で相手方に誠実に通知する際に適しています。
  取引上のトラブルを防ぐため、確認連絡済みであること、対応期限の超過など事実を明記するのがポイントです。

製造業向けや小売業向けに変更するなど、Wordで自由に修正しご利用ください。
ダウンロードファイルはセキュリティソフトでチェックしています。
ダウンロードファイルはWordの「docx形式」ですので、そのままで使用できます。
関連のテンプレート「受注予定表｜曜日と曜日色が自動変更」を掲載していますのでご利用ください。

A4縦　納期対応不可による受注キャンセル文のメールテンプレート

製造・調達遅延やリソース不足により応じられない場合に使用

件名：【ご注文キャンセルのご連絡とお願い】注文書番号○について
○○株式会社
△△部　□□様
いつもお世話になっております。株式会社●●の▲▲です。
このたびは、○月○日付でご注文いただいた（注文書番号○）につきまして、重要なご連絡を差し上げます。
弊社ではご指定の納期に何とか間に合わせられるよう、社内関係部門で調整を重ねてまいりました。しかしながら、製造や調達のスケジュールをあらためて確認した結果、どうしてもご希望の納品日にお応えすることが難しい状況であると判断いたしました。
ご期待に沿うことができず、誠に申し訳ございません。
大変恐縮ですが、今回のご注文については一度キャンセル扱いとさせていただきたく、ご理解賜りますようお願いいたします。
もし納期や内容について再調整が可能でしたら、ぜひ改めてご相談いただければと思います。ご不明点、ご要望などございましたら、遠慮なくご連絡ください。
このたびはご迷惑をおかけしますこと、心よりお詫び申し上げます。今後もより良いお取引が続けられるよう努力してまいりますので、引き続きご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。
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署名
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A4縦　在庫切れが原因の受注キャンセル文のメールテンプレート

商品欠品・流通トラブル等を説明

件名：ご注文商品の在庫切れに関するご案内とお詫び
○○株式会社
△△部　□□様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の営業部 ○○です。
このたびは、○月○日付にてご注文いただきました弊社製品「○○」につきまして、早速ご対応すべきところ、誠に恐縮ながら現在在庫が切れており、すぐにご用意することができない状況となっております。
当該製品は発売以来、当社の予想を大きく上回るご注文をいただいており、生産が一時的に追いつかない状況が発生しております。貴社にはご迷惑をおかけしますこと、深くお詫び申し上げます。
現在、増産体制を整えており、○月○日頃には再入荷の見込みです。入荷が確定し次第、改めてこちらからご連絡を差し上げます。その際はぜひ改めてご用命を賜れましたら幸いです。
まずは取り急ぎ、在庫切れのご報告とお詫びを申し上げます。
何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
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署名
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A4縦　価格・条件が合わず注文を辞退するメールテンプレート

価格・仕様の折り合いが付かない場合

件名：ご注文条件に関するご回答とお願い
○○株式会社
△△部　□□様
いつも格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
株式会社△△ 営業部の○○でございます。
さて、先日は○月○日付にて弊社製品○○のご注文および価格条件についてご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
内容は確かに拝受いたしまして、社内各部署にて慎重に検討を行わせていただきました。
しかしながら、大変恐縮ではございますが、ご提示いただいた価格（○○円）につきましては、現行の原材料費や流通コスト、製造工程上の事情を踏まえますと、当社としては採算の確保が非常に難しく、ご注文内容をお引き受けすることが困難との判断に至りました。
日頃よりご厚情をいただいております貴社からのご要望にお応えできないことは、私どもとしても非常に残念であり、心苦しい限りです。
本件につきましては、何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
なお、条件を一部見直した別案のご提案や、今後のご要望に応じた商品構成・納期調整など、他の形でご協力できる可能性もございます。もしご関心がございましたら、ぜひお打ち合わせの機会をいただけますと幸いです。
今後も、貴社のお力になれるよう尽力してまいりますので、引き続きのご愛顧を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。
まずはメールにて、取り急ぎご回答とお詫びを申し上げます。
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署名
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A4縦　正式な受注を辞退する文書テンプレート

手付金未納や事務的理由での断り文

日付
宛名
株式会社 〇〇電機
営業一課　〇 〇
受注辞退のお知らせ
拝啓　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、○月○日付にてご発注いただきましたオリジナルノベルティグッズの制作案件につきまして、誠に恐縮ながら本件注文を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げます。
当該商品につきましては、貴社独自のデザイン・仕様による特注品のため、○月○日付の御見積書にてご案内申し上げましたとおり、製作着手前に手付金○○円のお支払いをお願いしておりました。しかしながら、支払期限（○月○日）を過ぎてもご入金の確認が取れておらず、また、弊社より数回にわたり確認のご連絡を差し上げておりますが、いまだ明確なご返答を頂戴しておりません。
つきましては、今後の製作スケジュールや資材調達の都合上、まことに残念ではございますが、本件のご注文を不成立と見なし、正式にキャンセル扱いとさせていただきます。
このたびはご期待に沿えず、誠に心苦しい限りではございますが、何卒事情ご賢察のうえ、ご了承賜りますようお願い申し上げます。
今後も貴社とのお取引を大切にし、より良いご提案とサービスのご提供に努めてまいりますので、引き続きご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。
敬具

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